Створення цифрових робочих процесів для підвищення ефективності: Глобальний посібник

У сучасному взаємопов'язаному світі компанії будь-якого розміру працюють на глобальному ринку. Це вимагає гнучкості, масштабованості та, що найважливіше, ефективності. Цифрові робочі процеси є основою сучасних, ефективних операцій, що дозволяє командам безперешкодно співпрацювати, автоматизувати повторювані завдання та отримувати цінну інформацію про свої процеси. Цей посібник надає комплексний огляд створення ефективних цифрових робочих процесів, адаптованих для глобальної аудиторії.

Розуміння цифрових робочих процесів

Цифровий робочий процес — це серія автоматизованих завдань і процесів, що виконуються в електронному вигляді. Він замінює ручні, паперові системи на оптимізований, оцифрований підхід. Ці робочі процеси призначені для підвищення ефективності, зменшення помилок та покращення загальної продуктивності в організації.

Переваги цифрових робочих процесів

• Підвищена ефективність: Автоматизація повторюваних завдань звільняє співробітників, щоб вони могли зосередитися на більш стратегічних ініціативах.
• Зниження витрат: Мінімізація ручних помилок та оптимізація процесів призводять до значної економії коштів.
• Покращена співпраця: Цифрові робочі процеси сприяють безперебійній комунікації та співпраці між членами команди, незалежно від їхнього місцезнаходження.
• Підвищена прозорість: Відстеження та моніторинг у реальному часі забезпечують видимість прогресу завдань і процесів.
• Краща відповідність нормам: Автоматизовані процеси забезпечують дотримання регуляторних вимог та внутрішніх політик.
• Масштабованість: Цифрові робочі процеси можуть легко масштабуватися для задоволення мінливих потреб бізнесу та зростання.

Оцінка ваших поточних процесів

Перш ніж впроваджувати цифрові робочі процеси, вкрай важливо оцінити наявні процеси, щоб виявити сфери для покращення. Це включає ретельний аналіз ваших поточних робочих процесів, виявлення вузьких місць та збір відгуків від зацікавлених сторін.

Етапи оцінки процесу

1. Визначте ключові процеси: Визначте, які процеси є критичними для ваших бізнес-операцій. Це можуть бути обробка рахунків-фактур, адаптація клієнтів або управління проєктами.
2. Картографуйте поточні робочі процеси: Задокументуйте кроки, що входять до кожного процесу, включаючи осіб або команди, відповідальні за кожне завдання. Використовуйте блок-схеми або програмне забезпечення для картографування процесів, щоб візуалізувати робочий процес.
3. Визначте вузькі місця: Проаналізуйте карту робочого процесу, щоб виявити місця, де виникають затримки або неефективність. Шукайте завдання, що займають багато часу, схильні до помилок або вимагають ручного втручання.
4. Зберіть відгуки: Запитайте думку співробітників, клієнтів та інших зацікавлених сторін, щоб зрозуміти їхній досвід роботи з поточними процесами. Визначте проблемні моменти та сфери для покращення.
5. Проаналізуйте дані: Зберіть дані за ключовими показниками ефективності (KPI), щоб виміряти ефективність поточних процесів. Це може включати час циклу, коефіцієнт помилок та оцінки задоволеності клієнтів.

Приклад: Оцінка процесу обробки рахунків-фактур

Розглянемо приклад оцінки робочого процесу обробки рахунків-фактур. Поточний процес може включати:

1. Отримання рахунків-фактур електронною поштою або звичайною поштою.
2. Ручне введення даних рахунка-фактури в бухгалтерську систему.
3. Маршрутизація рахунків-фактур на затвердження.
4. Обробка платежів.
5. Архівування рахунків-фактур для ведення обліку.

Картографуючи цей робочий процес, ви можете виявити кілька вузьких місць, таких як ручне введення даних, яке є трудомістким і схильним до помилок, а також затримки в процесі затвердження. Збір відгуків від фінансової команди може виявити, що вони витрачають значну кількість часу на пошук відповідальних за затвердження та вирішення розбіжностей.

Розробка цифрових робочих процесів

Після оцінки ваших поточних процесів ви можете почати розробку цифрових робочих процесів для усунення виявлених вузьких місць та підвищення ефективності. Це включає вибір правильної технології, визначення чітких ролей та обов'язків, а також створення зручного інтерфейсу.

Ключові аспекти розробки робочого процесу

• Виберіть правильну технологію: Виберіть платформу для автоматизації робочих процесів, яка відповідає вашим конкретним потребам. Враховуйте такі фактори, як масштабованість, можливості інтеграції та простота використання. Популярні варіанти включають:
• Zapier: З'єднує різні програми та автоматизує завдання між ними.
• Microsoft Power Automate: Інтегрується з екосистемою Microsoft і надає потужні можливості автоматизації.
• Asana/Trello: Інструменти управління проєктами з функціями автоматизації робочих процесів.
• Kissflow: Платформа з низьким кодом/без коду, спеціально розроблена для автоматизації робочих процесів.
• ProcessMaker: Платформа BPM з відкритим кодом з розширеними функціями розробки робочих процесів.
• Визначте ролі та обов'язки: Чітко визначте ролі та обов'язки кожної особи чи команди, залучених до робочого процесу. Це забезпечує підзвітність та запобігає плутанині.
• Створіть зручний інтерфейс: Розробіть зручний інтерфейс, який легко навігувати та розуміти. Це сприятиме впровадженню та мінімізує вимоги до навчання.
• Впровадьте автоматизацію: Автоматизуйте якомога більше завдань, щоб зменшити ручні зусилля та підвищити ефективність. Це може включати введення даних, маршрутизацію та сповіщення.
• Впровадьте правила перевірки: Впровадьте правила перевірки для забезпечення точності даних та запобігання помилкам. Це може включати перевірку типу даних, обов'язкових полів та перевірку діапазону.
• Встановіть процеси затвердження: Визначте чіткі процеси затвердження, щоб завдання перевірялися та затверджувалися відповідними особами.
• Інтегруйте з наявними системами: Інтегруйте цифровий робочий процес з вашими наявними системами, такими як CRM, ERP та бухгалтерське програмне забезпечення. Це забезпечить узгодженість даних та запобіжить їх ізоляції.
• Враховуйте глобальні часові пояси та мови: При розробці робочих процесів для глобальної аудиторії враховуйте різні часові пояси та мови. Використовуйте інструменти, що підтримують кілька мов і дозволяють користувачам встановлювати бажані часові пояси.

Приклад: Цифровий робочий процес обробки рахунків-фактур

Використовуючи приклад обробки рахунків-фактур, цифровий робочий процес може виглядати так:

1. Захоплення рахунка-фактури: Використання технології оптичного розпізнавання символів (OCR) для автоматичного вилучення даних з рахунків-фактур.
2. Перевірка даних: Впровадження правил перевірки для забезпечення точності даних.
3. Маршрутизація на затвердження: Автоматична маршрутизація рахунків-фактур до відповідних осіб для затвердження на основі попередньо визначених правил.
4. Обробка платежів: Інтеграція з вашою бухгалтерською системою для автоматизації обробки платежів.
5. Архівування: Автоматичне архівування рахунків-фактур для ведення обліку.

Цей цифровий робочий процес усуває ручне введення даних, зменшує кількість помилок та прискорює цикл обробки рахунків-фактур. Він також забезпечує кращу видимість стану рахунків та покращує дотримання норм.

Впровадження цифрових робочих процесів

Впровадження цифрових робочих процесів вимагає ретельного планування та виконання. Це включає навчання співробітників, тестування робочого процесу та моніторинг його ефективності.

Етапи впровадження робочого процесу

1. Розробіть план розгортання: Створіть детальний план розгортання, який окреслює кроки для впровадження цифрового робочого процесу. Він повинен включати часові рамки, розподіл ресурсів та комунікаційну стратегію.
2. Навчіть співробітників: Проведіть навчання для співробітників щодо використання нового цифрового робочого процесу. Це має включати практичне навчання, документацію та постійну підтримку.
3. Протестуйте робочий процес: Ретельно протестуйте робочий процес, щоб переконатися, що він функціонує правильно. Це має включати тестування з реальними даними та симуляцію різних сценаріїв.
4. Моніторте продуктивність: Моніторте продуктивність робочого процесу, щоб виявити будь-які проблеми або сфери для покращення. Відстежуйте ключові показники, такі як час циклу, коефіцієнт помилок та оцінки задоволеності клієнтів.
5. Надавайте постійну підтримку: Надавайте постійну підтримку співробітникам для вирішення будь-яких питань або проблем, що можуть виникнути.

Глобальні аспекти впровадження

При впровадженні цифрових робочих процесів у глобальній організації враховуйте наступні фактори:

• Мовна підтримка: Переконайтеся, що платформа автоматизації робочих процесів підтримує кілька мов.
• Різниця в часових поясах: Враховуйте різницю в часових поясах при плануванні завдань та встановленні термінів.
• Культурні відмінності: Будьте уважні до культурних відмінностей у стилях спілкування та діловій практиці.
• Правила конфіденційності даних: Дотримуйтесь правил конфіденційності даних у різних країнах, таких як GDPR в Європі.
• Інфраструктура: Переконайтеся, що всі користувачі мають доступ до необхідної інфраструктури, такої як надійне інтернет-з'єднання.

Приклад: Впровадження глобального робочого процесу адаптації клієнтів

Розглянемо глобальний робочий процес адаптації клієнтів. Він може включати:

1. Збір інформації про клієнтів через онлайн-форму кількома мовами.
2. Перевірка особистості клієнта за допомогою безпечної служби верифікації особи.
3. Створення облікових записів клієнтів у різних системах.
4. Надання клієнтам доступу до навчальних матеріалів їхньою бажаною мовою.

Для впровадження цього робочого процесу в усьому світі вам потрібно буде переконатися, що онлайн-форма доступна кількома мовами, служба верифікації особи підтримує різні країни, а навчальні матеріали перекладені на кілька мов. Вам також потрібно буде дотримуватися правил конфіденційності даних у різних країнах.

Оптимізація цифрових робочих процесів

Після впровадження цифрового робочого процесу важливо постійно його оптимізувати, щоб забезпечити його найкращу продуктивність. Це включає моніторинг продуктивності, збір відгуків та внесення коригувань за потреби.

Етапи оптимізації робочого процесу

1. Моніторте продуктивність: Постійно моніторте продуктивність робочого процесу, щоб виявити будь-які проблеми або сфери для покращення.
2. Збирайте відгуки: Запитуйте відгуки від співробітників, клієнтів та інших зацікавлених сторін, щоб зрозуміти їхній досвід роботи з робочим процесом.
3. Аналізуйте дані: Аналізуйте дані за ключовими показниками ефективності (KPI), щоб виявити тенденції та закономірності.
4. Визначте сфери для покращення: На основі даних та відгуків визначте сфери, де робочий процес можна покращити.
5. Впровадьте зміни: Впровадьте зміни в робочий процес для усунення виявлених сфер для покращення.
6. Протестуйте зміни: Ретельно протестуйте зміни, щоб переконатися, що вони ефективні і не створюють нових проблем.
7. Моніторте продуктивність: Моніторте продуктивність робочого процесу після впровадження змін, щоб переконатися, що вони мали бажаний ефект.

Техніки оптимізації робочого процесу

• Майнінг процесів (Process Mining): Використовуйте техніки майнінгу процесів для аналізу журналів подій та виявлення вузьких місць у робочому процесі.
• A/B-тестування: Використовуйте A/B-тестування для порівняння різних версій робочого процесу та визначення, яка версія працює найкраще.
• Покращення автоматизації: Визначте можливості для подальшої автоматизації завдань та зменшення ручних зусиль.
• Покращення інтерфейсу користувача: Покращуйте інтерфейс користувача, щоб зробити робочий процес простішим у використанні та розумінні.
• Покращення інтеграції: Покращуйте інтеграцію з іншими системами для забезпечення узгодженості даних та запобігання їх ізоляції.

Приклад: Оптимізація робочого процесу підтримки клієнтів

Розглянемо робочий процес підтримки клієнтів. Він може включати:

1. Отримання запитів на підтримку від клієнтів електронною поштою, телефоном або через чат.
2. Маршрутизація запитів на підтримку до відповідних агентів підтримки.
3. Надання підтримки клієнтам.
4. Закриття тікетів підтримки.

Для оптимізації цього робочого процесу ви можете:

• Впровадити чат-бота для автоматичної обробки простих запитів на підтримку.
• Використовувати машинне навчання для маршрутизації запитів на підтримку до найбільш відповідних агентів.
• Надати агентам підтримки доступ до бази знань, щоб допомогти їм швидше вирішувати проблеми.
• Автоматизувати процес закриття тікетів підтримки.

Майбутнє цифрових робочих процесів

Цифрові робочі процеси постійно розвиваються під впливом технологічних досягнень та мінливих потреб бізнесу. Деякі з ключових тенденцій, що формують майбутнє цифрових робочих процесів, включають:

• Штучний інтелект (ШІ): ШІ використовується для автоматизації завдань, покращення прийняття рішень та персоналізації користувацького досвіду.
• Роботизована автоматизація процесів (RPA): RPA використовується для автоматизації повторюваних завдань, які важко або неможливо автоматизувати за допомогою традиційних інструментів автоматизації робочих процесів.
• Платформи з низьким кодом/без коду (Low-Code/No-Code): Платформи з низьким кодом/без коду полегшують нетехнічним користувачам створення та розгортання цифрових робочих процесів.
• Хмарні обчислення: Хмарні обчислення забезпечують масштабованість та гнучкість, необхідні для підтримки цифрових робочих процесів у глобальних організаціях.
• Граничні обчислення (Edge Computing): Граничні обчислення дозволяють виконувати цифрові робочі процеси ближче до джерела даних, зменшуючи затримку та покращуючи продуктивність.

Висновок

Створення цифрових робочих процесів для підвищення ефективності є важливим для бізнесу, що працює на сучасному глобальному ринку. Оцінюючи ваші поточні процеси, розробляючи ефективні робочі процеси, ретельно їх впроваджуючи та постійно оптимізуючи, ви можете досягти безпрецедентного рівня ефективності, знизити витрати та покращити загальну продуктивність. Прийняття майбутнього цифрових робочих процесів зі ШІ, RPA та платформами з низьким кодом/без коду ще більше підвищить гнучкість та конкурентоспроможність вашої організації на глобальному рівні.

Не забувайте враховувати глобальні фактори, такі як мовна підтримка, різниця в часових поясах, культурні нюанси та правила конфіденційності даних при розробці та впровадженні цифрових робочих процесів для глобальної аудиторії. Роблячи це, ви можете створити робочі процеси, які є справді ефективними та приносять користь всій вашій організації, незалежно від місцезнаходження.